Hilfe & Support

DKV InstantFuel ist eine rein digitale Lösung für die Verwaltung von Tankbelegen und Zahlungen, die speziell für Unternehmen mit kleineren Flotten (1–20 Fahrzeuge), Selbstständige und Gewerbetreibende entwickelt wurde. Sie ersetzt physische Tankkarten durch eine App und ein zentrales Dashboard. Dies erleichtert die Organisation von Tankkosten und optimiert Ihre Buchhaltung erheblich.

Bei DKV InstantFuel gibt es keine komplizierten Pakete. Wir bieten Ihnen maximale Flexibilität mit einem einfachen Tarif: Sie zahlen 2,49 € pro Fahrer im Monat. Sie können flexibel zwischen 1 und 20 Fahrer hinzufügen. Sie nutzen sofort den vollen Funktionsumfang inklusive steuerkonformem Export und digitaler Fahrerverwaltung.

Nach jedem Tankvorgang Ihrer Fahrer über die DKV InstantFuel App werden die Belege automatisch digital gespeichert. Diese können Sie jederzeit im DKV InstantFuel Dashboard (mobil und am Desktop) einsehen und exportiert werden. Alle Belege sind finanzamtkonform und ideal für Ihre Steuererklärung oder Buchhaltung vorbereitet.

DKV InstantFuel ist eine „Bring Your Own Credit Card“-Lösung. Sie können den Service aktuell mit Ihren Firmen-Kreditkarten von Mastercard und Visa nutzen.

Die Belege können Sie im Dashboard mit wenigen Klicks in gängigen Formaten exportieren. Dies umfasst auch DATEV-kompatible Datenformate, sodass Sie die Transaktionen direkt in Ihre Buchhaltungssoftware importieren oder an Ihren Steuerberater weiterleiten können.

Sicherheit hat höchste Priorität. Alle Daten und Zahlungen werden verschlüsselt übertragen und DSGVO-konform gespeichert. DKV InstantFuel gewährleistet höchste Sicherheitsstandards für Ihre Transaktionen und Belege.

Ja, Sie können Tankbelege direkt einem bestimmten Fahrer oder Fahrzeug zuordnen lassen. Dies erleichtert die Nachverfolgung von Ausgaben und die Kostenstellenrechnung. Sie können im Dashboard im Unternehmensbereich unter „Fahrzeugdaten“ die entsprechende Abfrage für die App aktivieren, sodass der Fahrer beim Tanken z.B. den Kilometerstand eingeben muss.

Die Abrechnung erfolgt transparent und fahrerbasiert. Sie zahlen 2,49 € (netto) pro Monat für jeden aktiven Fahrer. Die Abrechnung der Servicegebühr erfolgt monatlich. Die Tankumsätze selbst werden direkt über Ihre hinterlegte Firmen-Kreditkarte abgebucht.

Ihre Rechnungen für die monatlichen Nutzungsgebühren können Sie im Dashboard unter dem Menüpunkt „Abonnement“ jederzeit herunterladen.

Im Dashboard unter dem Menüpunkt „Abonnement“ finden Sie den aktuellen Status Ihres Accounts sowie die Anzahl der aktuell aktiven Fahrerlizenzen.

Ja, DKV InstantFuel wächst mit Ihrem Unternehmen. Sie können jederzeit weitere Fahrer über das Dashboard hinzufügen (bis zu maximal 20) oder entfernen. Die Abrechnung passt sich entsprechend der Anzahl der aktiven Fahrer an.

Sie können Ihr Abonnement jederzeit im Dashboard unter „Abonnement“ kündigen. Die Kündigung wird zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam. Bitte beachten Sie: Wenn Sie DKV InstantFuel kündigen, verlieren Sie und Ihre Fahrer den Zugriff auf die geteilte Bezahlmethode und die Möglichkeit, steuerkonforme Sammel-Exporte herunterzuladen.

Das DKV InstantFuel Dashboard ist jederzeit über Ihren Webbrowser erreichbar. Nutzen Sie hierfür bitte den Link, den Sie bei der Registrierung erhalten haben.

Über das Dashboard haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Flotte:

• Firmendaten und zentrale Zahlungsmethode verwalten
• Fahrer einladen, verwalten und bei Bedarf deaktivieren
• Transaktionen in Echtzeit einsehen
• Einzelbelege speichern und drucken
• Monatliche Sammelrechnungen und Transaktionslisten steuerkonform exportieren

Im Dashboard-Bereich „Fahrer“ sehen Sie eine Übersicht aller aktuellen Nutzer. Sie sehen, wie viele Fahrerplätze belegt sind. In diesem Bereich können Sie neue Fahrer einladen, deren Registrierung bestätigen oder Fahrer entfernen, die das Unternehmen verlassen haben.

Gehen Sie in den Bereich „Fahrer“ und klicken Sie auf „Fahrer einladen“. Sie erhalten einen Einladungslink, den Sie kopieren und bequem per E-Mail oder Messenger an Ihren Mitarbeiter senden können.

Der Prozess ist sehr einfach:

1. Ihr Fahrer lädt die kostenlose DKV Instant Fuel App aus dem App Store oder Google Play Store herunter.
2. Der Fahrer klickt auf den Einladungslink, den Sie ihm gesendet haben.
3. Die DKV InstantFuel App öffnet sich und der Fahrer trägt seinen Namen ein.
4. Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, kann der Fahrer sofort über Ihre hinterlegte Firmen-Kreditkarte an allen Partnertankstellen bezahlen.

Alle Transaktionen von Ihnen und Ihren Fahrern werden im Dashboard in der Übersicht unter „Transaktionen“ angezeigt.

Am Desktop: Klicken Sie auf das Dokumenten-Symbol rechts neben der Transaktion, um den Beleg zu speichern.

Mobil: Tippen Sie einfach auf die Transaktion, um den Beleg anzuzeigen und zu speichern.

Über den „Monatsexport“ im Bereich „Transaktionen“ können Sie alle Belege eines Monats gebündelt herunterladen. Sie erhalten eine ZIP-Datei, die eine übersichtliche Transaktionsliste (CSV/PDF) sowie alle Einzelbelege des gewählten Zeitraums enthält.

Sie können Ihr Passwort ändern, indem Sie sich unter dashboard.dkvinstantfuel.com mit Ihren Kontodaten einloggen. Um Ihr Passwort zurückzusetzen, klicken Sie auf der Login-Seite einfach auf „Passwort vergessen“ und folgen Sie den Anweisungen.

Loggen Sie sich unter dashboard.dkvinstantfuel.com ein. Unter dem Punkt „Konto“ finden Sie Ihre aktuelle E-Mail-Adresse. Klicken Sie auf „Ändern“ und folgen Sie den Schritten zur Verifizierung der neuen Adresse.

Nach der Kündigung bleibt Ihr Account zunächst bestehen, um eine mögliche spätere Reaktivierung zu erleichtern. Allerdings werden alle verknüpften Fahrer und die hinterlegte Bezahlmethode aus Sicherheitsgründen aus Ihrem Account entfernt.

Sie können die Löschung Ihres Kontos in den Einstellungen im Dashboard starten. Gehen Sie hierzu auf: https://dashboard.dkvinstantfuel.com/einstellungen

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Ihren Account löschen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Transaktionshistorie und vergangene Belege. Wir empfehlen dringend, alle notwendigen Daten vorher zu exportieren.

Jeder DKV InstantFuel Account ist derzeit für die Verwaltung eines einzelnen Unternehmens vorgesehen. Wenn Sie ein weiteres Unternehmen verwalten möchten, müssen Sie bitte einen neuen Account mit einer separaten E-Mail-Adresse erstellen.