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Ein ambulanter Pflegedienst braucht eine Tanklösung, die zwei Dinge kann: Die Pflegekräfte tanken zwischen zwei Touren in wenigen Minuten, ohne Umweg zur Kasse und ohne Karte, die von Hand zu Hand geht. Und die Pflegedienstleitung oder das Büro sieht jede Tankung mit Beleg an einer Stelle, ohne am Monatsende Quittungen aus den Fahrzeugen zu sammeln. Eine Tank-App mit Web-Dashboard deckt beides ab. Dieser Artikel zeigt, worauf es im Pflegealltag ankommt und wie DKV InstantFuel dort eingesetzt wird.
Der Tank-Alltag im Pflegedienst
Die Fahrzeuge eines Pflegedienstes stehen selten lange. Frühtour, Mittagstour, Spättour, dazwischen Dokumentation und Übergabe. Die Fahrten sind kurz, aber es sind viele, und das Fahrzeug fährt an einem Tag oft mehr als eine Person. Für das Tanken heißt das:
- Wechselnde Fahrer auf demselben Fahrzeug. Morgens fährt eine Pflegekraft den Kleinwagen, nachmittags eine andere. Gehört die Tankkarte zum Fahrzeug, lässt sich später kaum nachvollziehen, wer getankt hat.
- Tanken nebenbei. Getankt wird, wenn die Anzeige leuchtet, zwischen zwei Patienten. Jeder Gang zur Kasse und jede Suche nach einer bestimmten Marke kostet Minuten, die im Tourenplan fehlen.
- Belege für die Buchhaltung. Kraftstoffkosten gehören zu den größeren Sachkosten eines Pflegedienstes. Ohne vollständige Belege lassen sie sich weder sauber buchen noch auswerten.
- Teilzeit und Fluktuation. Neue Kräfte sollen schnell tanken können, ausgeschiedene sofort nicht mehr. Kartenversand und Kartensperrung passen schlecht zu diesem Tempo.
An der Säule: die App für die Pflegekräfte
DKV InstantFuel ist eine Marke von DKV Mobility, Anbieter ist die PACE Mobility GmbH. Die Pflegekräfte zahlen per App an der Säule, das Büro steuert Fahrer, Tankungen und Belege im Web-Dashboard.
An einer angebundenen Station wechselt die App in den Tankmodus. Die Pflegekraft wählt die Zapfsäule in der App, tankt, bezahlt in der App und fährt weiter zur nächsten Tour. Bezahlt wird über die Firmenkarte, die der Pflegedienst einmal im Dashboard hinterlegt: Visa oder Mastercard, als Kredit- oder Debitkarte, oder V-Pay. Ein Prepaid-Guthaben gibt es nicht, es muss nichts aufgeladen werden.
- Die App gehört zur Person, nicht zum Fahrzeug. Wer heute welchen Wagen fährt, spielt für das Tanken keine Rolle. Jede Tankung ist der Pflegekraft zugeordnet, die bezahlt hat.
- Auch auf dem privaten Smartphone. Die App darf auf dem privaten Gerät laufen. Die Kartendaten werden tokenisiert verarbeitet, die Firmenkarte bleibt zentral im Dashboard hinterlegt.
- Beleg ohne Nachlaufen. Nach der Tankung entsteht der Beleg automatisch und liegt im Dashboard.
Im Büro: Flottenmanagement im Dashboard
Das Dashboard läuft im Browser und ist das Werkzeug der Pflegedienstleitung oder der Verwaltung:
- Pflegekräfte einladen und freischalten. Neue Mitarbeitende laden Sie per Link ein und bestätigen sie im Dashboard. Erst danach können sie tanken. So geht es: Fahrer einladen.
- Austritt per Klick. Wer den Dienst verlässt, wird deaktiviert und kann danach nicht mehr tanken. Karten einsammeln oder sperren lassen entfällt.
- Jede Tankung im Blick. Jede Tankung erscheint mit Liter, Literpreis und Beleg, der Pflegekraft zugeordnet.
- Fahrzeugbezug, wenn Sie ihn brauchen. Auf Wunsch tragen die Pflegekräfte beim Tanken Kennzeichen und Kilometerstand ein. Beide Eingaben schalten Sie in den Einstellungen frei. So lässt sich eine Tankung auch dem Fahrzeug zuordnen, obwohl die App zur Person gehört.
- Belege für die Buchhaltung. Jeder Beleg ist steuerkonform und enthält die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Monatlich laden Sie ein ZIP mit PDF-Übersicht und allen Einzelbelegen herunter, dazu die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, die auch DATEV einlesen kann.
Stationsnetz: vorher das Einsatzgebiet prüfen
Das ist der wichtigste Prüfpunkt. DKV InstantFuel funktioniert an ca. 12.000 Stationen in 10 Ländern, darunter Marken wie JET, Esso, AVIA, HEM, Q1, OMV, Hoyer, bft, Classic, OIL!, Tamoil und tankpool24. Das Netz ist kleiner als das der klassischen DKV-Karte. Für einen Pflegedienst zählt, ob im Einsatzgebiet und auf dem Weg vom Büro dorthin genug Stationen liegen. Das lässt sich vorab auf der Live-Karte prüfen. Das Netz ist auf Diesel, Benzin, HVO 100 und AdBlue ausgerichtet, Strom-Laden ist in Vorbereitung.
Was das kostet: Rechenbeispiel mit acht Pflegekräften
DKV InstantFuel kostet 2,49 € netto pro Nutzer und Monat. Das gilt für jede Pflegekraft, die tankt, und ebenso für den Flottenmanager, der das Dashboard betreut. Ein Pflegedienst mit acht tankenden Pflegekräften und einer Person im Büro zahlt für neun Plätze also 22,41 € netto im Monat, dazu kommen die tatsächlichen Tankungen über die Firmenkarte. Eine Setup-Gebühr oder Mindestlaufzeit gibt es nicht, der Vertrag ist monatlich kündbar. Ausgaben-Limits gibt es als optionales Add-on für 2,49 € netto. Alle Details: Preise.
Zur Einordnung: Bei klassischen Tankkarten setzen sich die Kosten aus Kartengebühren, Einrichtungsbeiträgen oder prozentualen Aufschlägen zusammen, die Konditionen sind individuell. Vergleichbar wird das erst mit einem konkreten Angebot auf Ihr Tankvolumen.
Kurzfazit: Passt die App zum Pflegedienst?
Ja, wenn drei Bedingungen erfüllt sind. Der Pflegedienst hat eine Firmenkarte von Visa oder Mastercard oder eine V-Pay-Karte, die Touren liegen überwiegend in Deutschland und den Nachbarländern des Netzes, und auf der Live-Karte liegen genug Stationen im Einsatzgebiet. Dann sind es rund 5 Minuten bis zur ersten Tankung (Einrichtungs-Anleitung). Wer Maut, Werkstattservices oder ein europaweites Netz braucht, ist bei einer klassischen Tankkarte besser aufgehoben. Die Auswahlkriterien für Kleinflotten: Tankkarte für kleine Firmenflotten.
FAQ
Wie funktioniert das Tanken, wenn mehrere Pflegekräfte dasselbe Fahrzeug fahren?
Die App gehört zur Pflegekraft, nicht zum Fahrzeug. Jede Tankung wird der Person zugeordnet, die in der App bezahlt hat. Wenn Sie zusätzlich das Fahrzeug sehen wollen, schalten Sie im Dashboard die Eingabe von Kennzeichen und Kilometerstand frei.
Können Pflegekräfte mit dem privaten Smartphone tanken?
Ja. Die App lässt sich auch auf dem privaten Smartphone installieren. Die Firmenkarte hinterlegt der Pflegedienst zentral im Dashboard, die Kartendaten werden tokenisiert verarbeitet.
Was passiert, wenn jemand den Pflegedienst verlässt?
Der Flottenmanager deaktiviert die Person im Dashboard per Klick. Danach ist kein Tanken über die Firmenkarte mehr möglich.
Prüft DKV InstantFuel die Bonität?
Nein. Weil über die eigene Firmenkarte abgerechnet wird, entfällt eine eigene Bonitätsprüfung. Klassische Tankkarten arbeiten dagegen mit einem Kreditrahmen des Anbieters und einer Sammelrechnung, dafür prüft der Anbieter die Bonität. Mehr dazu: Tankkarte ohne Bonitätsprüfung.
Brauchen wir eine Firmenkarte pro Fahrzeug?
Nein. Eine Firmenkarte für den Pflegedienst reicht, alle Pflegekräfte tanken darüber. Es gelten Limits von 500 € pro Tankung und 10.000 € pro Monat und Unternehmen, jeweils inklusive MwSt.
Weiterführend:
- Tankkarte für kleine Firmenflotten: die fünf Kriterien und Optionen für Kleinflotten
- Tankkarte ohne Bonitätsprüfung: Geht das wirklich?: das Modell der eigenen Firmen-Kreditkarte
- DKV InstantFuel einrichten: Schritt für Schritt bis zur ersten Tankung